一、范围
有关项目所有的往来公文、图纸、报告、会议纪要、协议合同等文字资料，均执行签收和会签制度。
二、内容和流程
1、收、发文，收、发图必须填写相关登记表格，经手人签字，接手人签收。
2、起草对外的协议或合同文本，按照规定流程审批。
3、有关项目建设的文件，分送经办人，筹建办及医院双方的主任、项目经理，施工监理，财务监理传阅签章，并由相关筹建办主任审批。
4、需要建设单位审批的有关项目建设的文件，经办人提出执行意见后，再依次征询筹建办、建设单位的意见，相关部门签署书面意见并签章。
管理工作日记与考勤制度
1、由资料员按日填写项目管理工作日记，记录项目管理的主要问题。
2、各专业工程师将各自所负责的项目管理工作，随时记入专业工作日记备查并将重要或主要问题提交资料员记录在管理工作日记中。
3、工作日记应认真填写，尽可能量化完整和封闭，以便日后查阅、统计。
4、建立现场考勤制度，根据规定项目经理应将当月考勤表报所属单位。
5、技术资料的管理制度
（1）建立收发文制度。
（2）在项目管理过程中，采用计算机进行资料管理。
（3)发文手续：
A 发文本统一设置、按收发的日期顺序登记编写；
B 发文本有签名手续；
（4)做好资料的归档
A 前期工作的报告、批文；
B 医院与参建方签定的合同；
C 需向城建档案馆提交的归档资料；
D 各种技术性收发文件和通知；
E 与监理、施工方来往的资料；
F 与医院、申康公司方往来文件。
（5）做好项目管理大事记
