一、从员工聘用之日起，人力资源部应为每位员工建立一份完整的员工档案，并妥善保存：
    1、员工档案的内容由该员工学习、工作过的单位或部门负责人和员工本人提供，人事档案主要由手写档案、电脑存储档案两部分组成。
    2、个人档案在员工终止合同时封存，并传递至由员工新单位或本人户籍所在地的人才交流中心或职业介绍所。
二、员工人事档案主要包括以下两部分的内容：
1、按照国家要求所建立的档案的内容：
    （1）履历材料：个人履历表包括教育、培训及工作经历、配偶及子女情况等；
    （2）自传材料：自传或自传性质的材料
    （3）鉴定、考察、考核材料：自我鉴定、鉴定材料、考察材料、教职工年度考核；
    （4）学历技术职务等材料：高校招生报考登记表、毕业生登记表、专业技术职务评审表、医师资格认定申请审核表等；
    （5）政治历史审查材料；
    （6）入党、团材料；
    （7）奖励、处分材料
    （8）工资任免等材料：工资升级审批表、调动人员工资审批表、正常晋升工资审批表、调整工资标准审批表、干部任免审批表、出国人员审查表等；
    （9）其他参考材料。
2、按照JCI要求所建立的档案的内容：
    （1）建档范围：医院正式职工、派遣制医院职工、医院返聘医师、进修人员、在读研究生、实习学生、复旦后勤工作人员
    （2）档案内容：
    1)姓名及姓名的更改、婚姻状况、职务职称变动、学历情况、家庭住址、电话号码、E-mail地址等基本信息；
    2)员工岗位职责；
    3)试用期、年度工作评价；
    4)有效执照、证书等的复印件；各种证书包括：学历学位（其中医师职业人员的本科学历学位证书属必备证书）、执业证书、资格证书、上岗证书等。
    5)岗前培训（包括：新职工上岗前培训记录、医院岗位培训记录、科室岗位培训记录等）。
    6)继续教育记录，CPR、ACLS证书的复印件。
    7)医疗授权书（处方权/医嘱权），包括：抗菌药物权限、精/麻药物权限、手术/操作权限等。
三、由部门保存的员工个人档案为按照JCI要求制作的纸质全部档案，由人力资源部保存的员工人事档案为按照中组部要求制作的纸质全部档案和按照JCI要求制作的电子版。
四、做好员工档案保密工作，人事档案资料只限在下列情况下提供：
    1．在人事档案规定范围内借阅，不外借，只能在阅档室查阅或摘抄。
    2．外单位政审时，需阅档的凭阅档介绍信。
    3．员工向人力资源部提出有效证明或充分理由，由人力资源部工作人员代为拷贝所需材料。
    4．有特殊需要时，按相关规定执行。
    5．个人档案至少每三年进行一次回顾，必要时随时更新。